Người lãnh đạo – Người ra quyết định

enterprise_mgtTrong vai trò người quản lý, điều hành một doanh nghiệp, mỗi ngày họ đều phải đưa ra những quyết định, những lựa chọn… để người thừa hành căn cứ vào đó mà thực thi. Nếu chúng ta ra quyết định đúng, mọi việc sẽ vận hành trơn tru. Nếu chúng ta ra một quyết định không tốt, tùy mức độ nặng nhẹ, hậu quả sẽ để lại ngay tức khắc hoặc hình thành trong tương lai. Thông thường, người điều hành có thể dựa vào các yếu tố sau trước khi ra một quyết định trong công việc:

  • Dựa vào kiến thức và kinh nghiệm của chính bản thân để giải quyết yêu cầu đó.
  • Dựa vào sự tư vấn của cấp dưới hoặc trợ lý rồi ra quyết định.
  • Dựa vào số liệu, thống kê mà hệ thống cung cấp, sau đó sẽ ra quyết định.
  • Kết hợp của tất cả các yếu tố nêu ở trên.

Bạn có kiến thức, có kinh nghiệm, có trợ lý giỏi… tuy nhiên số liệu để kiểm chứng không có, dẫn đến việc lý trí bị đánh lừa, hoặc bạn làm theo sự dẫn dụ có chủ đích của người khác. Trong hoạt động thường ngày của một doanh nghiệp, công cụ quản lý có thể giúp cho người điều hành ra quyết định đúng trong các lĩnh vực hoạt động sau:

  • Quản lý kho hàng
  • Quản lý mua hàng
  • Quản lý bán hàng
  • Các báo cáo tổng hợp theo chu kỳ và biểu đồ.

Quản lý kho hàng

inventory-management-workflow

Nhiều nhà quản lý tin vào nhân thân của nhân viên kho bằng cách chọn bà con, người quen biết vào vị trí này và giao cả tài sản cho họ quản lý bằng sổ sách, bằng các phiếu kho, hoặc ghi chép việc xuất nhập bằng Excel… hơn là một chương trình có thể quản lý và giám sát được nhân viên. Sử dụng chương trình quản lý kho có các lợi điểm sau:

  • Biết được số lượng hàng tồn tại mọi thời điểm bằng cách xem biểu đồ hoặc xuất báo cáo chi tiết trực tiếp trên phần mềm…
  • Chia sẻ tài nguyên giữa các bộ phận và dễ dàng ra quyết định điều chuyển hàng hóa giữa các kho hàng/cửa hàng. Ví dụ: cửa hàng A có khách hàng muốn mua 5 cái iPhone-7, nhân viên của cửa hàng A có thể truy xuất hệ thống xem thử các cửa hàng khác trong cùng hệ thống có loại này hay không? Nếu có thì có thể yêu cầu chuyển kho nội bộ thay vì phải đi mua mới.
  • Các hoạt động xuất nhập đều cần có xác nhận trên hệ thống. Ví dụ nhân viên X giao hàng cho nhân viên Y, chỉ khi nào Y xác nhận đã nhận hàng trên hệ thống thì giao nhận đó mới thành công. Nếu Y chưa xác nhận, hàng hóa này vẫn do nhân nhiên X chịu trách nhiệm. Việc sửa chữa số liệu đều ghi nhận cụ thể..

Quản lý mua hàng

Qui trình mua hàng

Qui trình mua hàng

Một trong những thất thoát lớn của doanh nghiệp nằm ở khâu mua hàng. Vật tư đã có sẵn trong kho nhưng nhân viên vẫn muốn mua hàng. Thời điểm mua hàng không đúng dẫn đến thiếu vật tư cho sản xuất, nhà máy bị dừng hoạt động vì thiếu vật tư. Không gom lại được các nhu cầu mua cùng một vật tư từ các bộ phận trong tổng công ty nên một vật tư phải mua nhiều lần, không thương lượng được giá tốt khi mua với số lượng lớn. Công cụ tạo PO và kiểm tra giá. Hàng khi về có đúng chủng loại, số lượng và chất lượng hay không? Làm sao để đổi trả và theo dõi đổi trả? Khi nào kế toán thanh toán tiền và theo dõi lần thanh toán kế tiếp… Tất cả các vẫn đề trên đều có thể giải quyết dễ dàng bằng chức năng quản lý mua hàng của.

Quản lý bán hàng

sale-management

Một trong những áp lực cho việc bán hàng là dựa trên số hàng tồn kho. Bán hàng không tốt tạo ra tình trạng kho thì đầy nhưng tiền mặt thì lại thiếu, gây ra mất cân đối về dòng tiền. Khi người bán hàng tìm được khách hàng đồng ý mua hàng thì có thể ngồi bất kỳ nơi đâu tạo ra đơn bán bàng (Sales Order), nhân viên phụ trách căn cứ vào đó để xuất hàng cho khách hoặc yêu cầu mua thêm hàng để bán cho khách. Nhân viên kế toán căn cứ vào đó thể thu tiền cho mỗi đơn hàng…

Ở thời đại internet và mọi thứ dựa vào internet, một chương trình quản lý giải quyết các vấn đề nêu trên cho doanh nghiệp không phải là một cái gì đó quá phức tạp, khó sử dụng và tốn kém. Sử dụng hiệu quả công cụ làm việc sẽ giải phóng sức lao động bằng trí óc để người lãnh đạo có thể tập trung vào các việc khác hiệu quả hơn. Dùng phần mềm quản lý để làm việc sẽ tiết kiệm được thời gian, tiền bạc đồng thời mang lại sự tự tin cho người ra quyết định. Một phần mềm quản lý tốt là phần mềm được tạo ra phù hợp với từng quy trình hiện hành của doanh nghiệp, do đó nhân viên khi sử dụng sẽ cảm thấy rất tự nhiên chứ không bị gò bó trong công việc thường ngày của mình.

 

Advertisements

Về Thời Sự Công Nghệ
Chấp nhận thay đổi hay lạc hậu muôn đời!

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Đăng xuất / Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: